Un portal corporativo para la gestión de stackeholders

Teknos Technology Group presenta el mejor software de gestión que principalmente optimiza y controla una de las áreas más complejas de todas las organizaciones: la gestión de compras.

Nos encontramos frente a TIM P2P, un nuevo portal para la gestión del área de proveedores con la capacidad de reducir los tiempos de carga de documentos transaccionales, al mismo tiempo que minimiza los errores optimizando el control de compras de productos y servicios a nivel corporativo.

Este portal de proveedores que se posiciona como uno de los favoritos en la región y ya tiene localización en toda Latinoamérica y se basa en cuatro pilares fundamentales que lo conforman en consonancia a la estructura esencial del proceso de compras.

Comenzando desde el inicio de la gestión con el alta de la factura, esta solución cuenta con un motor OCR, una tecnología de lectura automática, que le permite a los usuarios cargar la documentación al portal web o mediante correo electrónico desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

Continuando con la gestión, la factura pasa a la fase de alerta de conformidad y aprobación que será estipulada en base a la política propia de la empresa que puede ser simple o compleja dependiendo el importe, tipología de gasto, etc, y necesitará tantas aprobaciones como sean necesarias.

Promediando el proceso, llega el momento del encaje de órdenes de compra, un juego de reglas que funcionan relacionando la orden de compra con la información de la factura para confirmar los datos, el pago y las compras.

Por último, llega el proceso de integración y analítica que es el trackeo y estado de situación de la factura con sus respectivos reportes que se generan en los sistemas contables propios de la empresa.

En cuanto a lo que compete exclusivamente a la gestión de proveedores, TIM con el portal P2P ofrece una amplia administración de órdenes de compra con opción de diseñarlas, personalizarlas y/o customizarlas.

Entonces, no solo pensando en el trabajo interno que representa cada gestión de compra, se diseño un apartado particular de acceso para cada unos de los proveedores de cada compañía que cuenta –también– con segmentos específicos para cada fase del proceso.

En principio, la gestión digital de documentos, que es el core de esta aplicación permite a los actores del ecosistema de negocios operar en un entorno amigable, intuitivo y ágil para el registro, digitalización e intercambio de documentación (facturas, remitos, órdenes, etc.) trabajando con un OCR que evita la carga manual de la información respaldatoria de cada transacción.

Además, P2P permite establecer un canal de comunicación formal y unificado a través de un chatbot para tramitar consultas, preguntas y respuestas con proveedores. Con esta herramienta, que ya se implementa en todas las organizaciones con atención al público, se pueden publicar FAQs y así no solo reducir el volúmen de trabajo y requerimiento de interacciones con el personal de esta área en particular sino que también se acelera la gestión de información hacia los proveedores.

Por otro lado y no menor para destacar, la versión P2P cuenta con una suerte de filtros por áreas, criterios, centros de costos, obras y más, lo que permite a los usuarios la generación de reportes y el posterior análisis de la información en tiempo real (tanto sobre datos actuales como históricos). Una herramienta imprescindible para garantizar la transparencia en los gastos y asignaciones de pago de la organización.

Y para cerrar el ciclo, esta solución también cuenta con una herramienta que organiza los procesos de pago y asignación de recursos, administrando las órdenes y fechas de pago, certificados de retención, ofreciendo un control completo de cada etapa del proceso.

En definitiva, nos encontramos delante de un sistema de gestión súper amplio, competitivo, amigable y completo que abarca todas las etapas dentro del complejo proceso de compra, administración de proveedores y gestión de pagos.