¿Qué es un portal de proveedores?
Un portal de proveedores es una herramienta de software que ayuda a las empresas a digitalizar, automatizar y agilizar el proceso de compra. Dicho portal se encarga de mejorar la experiencia de gestión entre una empresa y sus proveedores.
Generalmente, los portales de proveedores realizan una función muy útil para empresas que tienen mucha cantidad y diversidad de de transacciones y proveedores. Es una herramienta que elimina papeles, documentos y archivos físicos, agiliza procesos y comunicación con el ecosistema de negocios.
También resultan muy útiles para la publicación, manejo y administración de licitaciones públicas y privadas. Agregando transparencia, reglas claras y buenas prácticas de gestión administrativa.
Generalmente, un portal de proveedores funciona como herramienta colaborativa para todo el ecosistema comercial de una empresa, permitiendo al proveedor autogestionar documentos (facturas, remitos, notas de crédito, etc.), consultar estados (de facturas, pagos, etc). Y le permite a la empresa que lo utiliza gestionar de forma integrada pedidos de precios, registro de proveedores, centralizar los canales de información, minimizar costos y tiempos en comunicación con proveedores, etc.
En general, un portal de proveedor opera bajo la forma SaaS. Es decir, el cliente contrata una plataforma, con un pago mensual que generalmente depende del volumen de transacciones o cantidad de proveedores. A partir de allí parametriza diversas cuestiones y procesos que reflejen su operación y a partir de ahí lo comunica a sus proveedores y ecosistema comercial para comenzar a operar. A partir de ahí, los proveedores se registran, crean un usuario y comienzan a operar.
Un aspecto clave de los portales de proveedores o cualquier portal en general, es la posibilidad de integrarse de manera simple y económica con las soluciones de gestión existentes y más conocidas como SAP S4HANA, SAP Business ONE, Oracle e-Business SUITE, TOTVS, SAGE, Odoo, Infor, entre otros. Y de esta forma poder aprovechar todas las ventajas de la automatización y digitalización de documentos.
Otros componentes clave de un portal de proveedores:
En general, estas plataformas permiten personalizar plantillas de documentos, diseñar o customizar digitalmente los procesos y sistemas internos de aprobaciones.
Un aspecto clave de estas plataformas es el reconocimiento de documentos, que facilita y elimina la carga manual de datos, evitando errores.
La plataforma organiza los procesos de pago y asignación de recursos, y administra órdenes y fechas de pago, certificados de retención. Permite obtener un control completo de cada etapa del proceso.
La comunicación entre la administración y sus proveedores es un gran desafío y un portal ayuda en el establecimiento de un canal de comunicación formal y unificado a través, un receptorio de información para automatizar consultas, preguntas y respuestas con proveedores que reduciendo drásticamente las interacciones con personal de la administración y acelerando las respuestas al proveedor.
